幹事はお得でスマートに!飲み会予約を失敗させないチェックすべき8つの項目

所長
こんにちは。なんのために白衣を着ているのか分からない所長のマルモです。
今回のテーマは「飲み会幹事の予約が失敗しないたおめのチェック項目と幹事のみのお得情報」についてです。

「初めての幹事。予約する際の注意するべきことを知りたい!」
「せっかくならお得な予約方法が知りたい!」
「どこのサイトから予約するのがオススメ?」

社会人になってからの飲み会幹事。
会社のイベントからプライベートの合コンまで幹事になる機会は結構ありますよね。

しかも幹事の「段取り」がそのイベントの「質」を決定させます。
忙しい中せっかく集まるなら是非みんなで楽しい時間を過ごしたいですよね。
そうなれば結果的に幹事であるあなたの評価も上がります

そこで今回は毎月20~30人規模の飲み会の幹事をしている社会人サークル管理人の経験をもとに
「飲み会幹事が予約する前にチェックすべき項目」について紹介します。

そしてせっかくたいへんな幹事役を担当するなら少しぐらいは金銭的なメリットも欲しいところです。
飲み会参加メンバーにまったく負担をかけないやり方で幹事が得する方法も紹介します。

是非、お店を予約する前にチェックしてみてください。

所長
それではいってみましょう!

幹事が予約する前に押さえておくべき8つのチェック項目

さぁ、お店が決まったらいざ予約です。
時期によっては予約が埋まってしまいとれない場合もあります。
お店が決まったら早めに予約できるか確認するようにしましょう。
人数の確定は後回しで大丈夫です。まずはざっくりとした人数を伝えて場所だけは押さえておくのは鉄則です。
だいたい人気のあるお店は早めに予約が埋まりますのでスピードが勝負です。

それでは予約時のチェック項目を一つずつ詳しく見ていきましょう!

1.コース予約はあるか?

場所のみの予約もできますが、必ず飲み放題付きのコースで予約するようにしましょう。
コースだと金額が最初に決まっているので、みんなからお金を回収しやすいですし、おつりも調整しやすいです。

2.お店への交通機関はあるか?

飲み会にアルコールはつきものです。
飲んでも自宅に帰れるように交通機関で帰れる場所にしましょう。
駅から離れているとお店側の送迎サービスがあるかもしれませんのでチェックしてみましょう。

3.個室がとれるか?

居酒屋の場合、周りもうるさい可能性が非常に高いです。
個室のほうが自由に動けてみんなで気兼ねなく楽しめます。とれるなら個室で予約しましょう。

4.コースに消費税は含まれているか?

サイトなどに掲載されているコース料金に消費税が含まれているか確認しておきましょう。
「税込価格」などの表記がされています。

私も結構安いなと思いコースを予約したら、支払い時に税別の料金だった時があります。
あとでみんなから消費税分徴収できたのでまだよかったですが、幹事で苦労したうえでなぜか頭を下げるのが切なかったです。

5.ドリンクのメニューは充実しているか?

飲み放題のドリンクメニューは種類豊富なお店を選ぶようにしましょう。
男性はそうでもないですが、女性はメニューが多い方が喜びます。

6.最終人数確定日はいつまでか?

予約時にだいたいの人数を伝えおけば、前日までは変更は可能なお店が多いです。
ただ、あまりにも人数が変更しそうな場合は早めに伝えてあげましょう。
たまに開催日の前日はお店が休業日の場合がありますので定休日はチェックしておきましょう。

7.キャンセル可能日はいつか?

無料でキャンセルが可能な日も把握しておきましょう。
急遽飲み会が開催できなくなる可能性もあるかもしれません。もしキャンセル料が発生した場合みんなから全額徴収するのは至難の業です。

8.当日の人数調整はどこまで対応可能か?

幹事でもっとも頭を悩ませるのが金額が発生する「ドタキャン」です。
こればっかりは自分でどうしようもできないですが、予約時に多少人数に変動がある可能性をを伝えてくことで当日調整してもららえる場合があります。

「当日の開催時に数名増えるかもしれませんが、すぐに人数分コースを追加することはできますか?」という感じで相談しておきましょう。
もし可能であれば、参加予定人数より一人か二人ぐらい少ない人数で予約しておきます。
ドタキャンがあった場合はその人数のままで良いですし、全員参加の場合はすぐに追加すれば料理が足りなくなることはないです。

お店側としても当日人数を減らされるのは嫌いますが増える分には前向きに対応してれくることが多いです。

関係値にもよりますがドタキャンした方もキャンセル料金を払ってくれると思います。それを受け取るか受け取らないかは幹事次第ですね。

幹事が当日押さえておくべき8つのチェックポイント

人数の確定、お店の予約を経てついに「飲み会当日」です。
予約が終ったからと言ってまったく安心はできません。ここからが本番です。

飲み会当日に幹事が押さえておくべきチェックポイントもまとめましたので、ここも詳しくチェックしていきましょう。

1.開催日前の事前連絡はしているか?

たまに飲み会を忘れている人もいるので、必ず当日までにはメッセージなどで情報連絡しておきましょう。
情報としては「日程」「場所」「金額」の3つあれば大丈夫です。

「場所」はお店の住所でもよいですが、サイトなどの掲載されている地図ページのURLを載せておくと親切です。
「金額は」おつりの準備も大変なのでコース料金ぴったりに持ってきてもらうよう伝えておきましょう。

2.最初にお金を払ってもらうようにしているか?

必ず最初にお金を回収しておきましょう。
後だと酔いもあり忘れがちです。一人でも回収忘れがあれば幹事に大きなダメージとなります。
人数が多い場合は参加者リストを印刷するなどして事前に準備しておくのがオススメです。お金を払ってくれた人はチェックをして抜け漏れがないようにしておきましょう。
お金回収用の封筒など準備しておくと便利です。

3.当日サポートしてくれる人は必要か?

人数にもよるのですが、経験上12名を超えてきたあたりから一人で対応するのが厳しくなっていきます。
せめて「お金を収集する人」と「席に案内する人」に役割を分けて幹事を含む2名いると非常にスムーズです。

4.遅刻対応は考えているか?

参加人数が多くなればなるほど遅刻者は増えてきます。
時間に間に合わない場合は必ず電話やメッセージなどで連絡をしてもらうようにしましょう。連絡がない場合は忘れているまたはドタキャンの可能性もあります

5.ドタキャン対応は考えているか?

ある程度予約時にお店側と調整できていれば良いのですが、なかなかお金を払わないという対応は難しいです。
お金が発生する場合は相手にキャンセル料をいただくようにしましょう。
お互いの信頼関係が微妙な時は事前にキャンセル料がかかることを伝えるのも良いと思います。

6.席順はどうするか?

合コンなど男女比が決まっている場合はある程度調整が必要ですが、来た順に奥から座ってもらうで良いです。
ただ、一度座った席で固定しがちなので、1,2回席替えを行うのもオススメです。

席替えアプリもあるので活用してみましょう。
私はこちらの「簡単席替え」アプリをよく利用しています。
男女を分けれたり、団体人数にも対応しています。

iOS版

andoroid版

7.乾杯までの流れはスムーズか?

それぞれが違うドリンクを注文すると全部がそろうまでに時間がかかってしまいます。
「乾杯」待ちでビールの泡がなくなるのをただ見ているととみんなのテンションは下がってしまいます。
なので、最初の一杯は極力注文を合わせるのがポイントです。
ピッチャーで「ビール」または「ウーロン茶」から選んでもらうのが一番早いです。お店によっては最初からそうしているところもあります。

乾杯の挨拶はだいたい幹事が行います。
なにか伝えておきたいことがあれば事前に考えておきましょう。
ただでさえみんな飲むのを待たされているので、挨拶は手短が良いです。

8.二次会はどうするか?

その場の雰囲気で決まることが多いですが、予約はしないまでも二次会に良さそうなお店も事前にチェックしておきましょう。
いざ二次会に行く流れになったときスムーズに誘導できます。

実は結構得する幹事。予約するならネット予約が断然オススメ!

チェック項目からも分かるように幹事はみんなが見えないところで色々と動いています。特に慣れていない最初は大変です。
そんな大変な思いをするんだから少しは金銭的な見返りがあっても良いはずです。
せっかくなので幹事のモチベーションを上げるためにもお得な方法で予約をしましょう!

ここではポイントがたまる大手グルメサイト3つを紹介します。
予約するお店にあわせてこちらの3サイトを使い分けてみましょう。
(情報は2017年10月31日現在のものになります。)

ホットペッパーグルメ


私がいつもお世話になっているグルメサイトです。
登録店舗数は3サイトなかで最も少ないですが、予約するとポイントが高まる有料店舗数は一番多いのでオススメです。

ポイントについて

一人予約につき50ポイントたまります。(20人なら1,000ポイント)
店舗によっては3倍の一人150ポイントまたは5倍の一人250ポイントたまるところがあるので狙って予約するのもオススメです。
注意点として、50ポイント以上のポイントは「ホットペッパーグルメ限定ポイント」とし扱われます。このポイントはホットペッパーグルメ内のみ使用でき、利用期間が決まっています。

【例】
5倍ポイント(一人あたり250ポイント)のお店に20人で予約した場合、
獲得するポイントは250×20=5,000ポイント

ポイントの内訳は
5,000ポイント
→1,000ポイントがPontaポイント
→4,000ポイントがホットペッパーグルメ限定ポイント

Pontaポイントはホットペッパーグルメ以外にも「ローソン」「じゃらん」「ゲオ」など提携してる複数のサービスに利用できるポイントです。
詳しくはこちらのサービスサイトをご覧ください。
https://point.recruit.co.jp/point/

サイトURL

ホットペッパーグルメ
https://www.hotpepper.jp

ぐるなび

運用年数が長く信頼できるグルメサイトです。
会員数も非常に多いです。有料会員プランもあり会員(ぐるなびプレミアム会員サービス)になると獲得できるポイントが2倍になるのも魅力です。

ぐるなびプレミアム会員サービスにつてはこちらを参考下さい。
http://my.gnavi.co.jp/premium/

ポイントについて

一人予約につき100ポイントたまります。(20人なら2,000ポイント)
有料のプレミアム会員であればポイントは2倍になります。

たまったポイントはぐるなび以外にも「アマゾンギフト券」「ANAマイル」などの提携サービスで利用できます。

詳しくはこちらのサービスサイトをご覧ください。
https://my.gnavi.co.jp/point-exchange/

サイトURL

ぐるなび
https://www.gnavi.co.jp/

食べログ

ユーザーのレビューを中心としたグルメサイト。
もっとも登録している店舗数が多いですが、ポイントがたまる有料店舗は少なめです。

ポイントについて

一人予約につき50ポイントたまります。(20人なら1,000ポイント)
たまるポイントはツタヤのTポイントなのでかなりのサービスで利用できます。

Tポイントが利用できるサービスにつてはこちらを参考下さい。
http://my.gnavi.co.jp/premium/

また予約以外にも口コミや店舗の新規登録でもポイントを獲得することができます。
詳しくはこちらを参考下さい。
https://tabelog.com/campaign/point/tpoint.html

サイトトURL

食べログ
https://tabelog.com/

まだまだあります!もっとお得になる方法

グルメサイトのポイントを中心に説明しましたが、他にもお得になるやり方がありますのでこちらも紹介します!

幹事が無料になるコースを探す

グルメサイトの中に「〇〇人以上の予約で幹事無料!」という特典を提供しているお店があります。
幹事無料になれば飲み会で楽しみ、その上お金を払う必要もありません!

探し方として検索キーワードに「幹事無料」+ 「[グルメサイト名]」などで検索すると情報が出てきます。
(例えば:「幹事無料 ホットペッパーグルメ」)

twitterでハッシュタグ「#幹事無料」で情報提供していることもあるのでそちらも参考になります。
https://twitter.com/hashtag/幹事無料

獲得したポイントを割引券として利用する

お店によってはたまったポイントをお得なお食事券に交換することができます。

ホットペッパーお食事券
https://www.hotpepper.jp/ticket/index.html

中には半額以上の割引率で提供されているお店もあります。ここもうまく利用するとさらにお得になります!

なんと割引率60%!

支払いはクレジットカードでする

クレジットカードで支払いをすればカード会社のポイントもたまります。
グルメサイトとカード会社のダブルでポイントが獲得できるのでお得です。
お店側が「クレジットカード支払い対応」しているかどうかサイトなどで確認しておきましょう。

まとめ

幹事としてのモチベーションを上げるためにもポイントがたまるお店を積極的に選びましょう。
そのほうがみんなのクレームやドタキャンにも笑顔で対応できるように、信頼度もアップします。
幹事は大変ですが、慣れてくるとほぼルーチンワークになるので、進んで幹事役を取りに行ってみましょう!

みつお
はぁ~。
ななこ
どうしたの?元気ないね。
みつお
昨日の合コンで幹事だったんだけど、会計時お店のクーポン提示してからなんか女性たちが少し引いてたんだよね。
10%もOFFになるから絶対お得なのに。
ななこ
私は安くなるから嬉しいけどなぁ。どうしてだろう?
みつお
そうだよね。金額もしっかり割り勘だったし、お得じゃん。
ななこ
うーん。ひょっとしたら割り勘が気になったのかも。
そういう場合、男性の方が少し多目に出してくれることが多いから。
みつお
えっ、そういうもんなの。こっちはクーポンもだしているのに。
所長
はっはっは。クーポンはみんなに気づかれないようにこっそり使うのがプロですよ。
私はの場合はクーポンありきでお店を選びますから。みんなからクーポンのマルと呼ばれるぐらいです。
ななこ
それはそれでちょっとどうかと・・・。

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